Регистрация и хранение договоров

Регистрация и хранение договоров

У кого где и почему должны храниться договоры организации? У юристов или бухгалтерии? Порядок и сроки хранения договоров в организации У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации. Почему это важно? Отсутствие оригинала договора дополнительных соглашений, спецификаций, смет, расчетов и иных приложений к нему может создать серьезные сложности в случае судебного спора с соответствующим контрагентом. Кроме того, отсутствие оригинала может привести к нежелательным последствиям, скажем, при налоговой проверке компании.

Содержание:

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров Автоматизация учёта и регистрации договоров.

Оперативное хранение договоров осуществляется на основании номенклатуры дел организации. Срок оперативного хранения устанавливается в локальных нормативных актах, регламентирующих хранение документов компании, и может составлять, например, три года со дня истечения срока договора.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя предприятия или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной на Бланке проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу" , Коммерческое предложение регистрируется в специальной учетной регистрационной форме.

Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются. Признаком того, что Коммерческое предложение зарегистрировано в Автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на Бланке, реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель" и отметка в соответствующей графе регистрационных форм при наличии в них соответствующих граф.

После регистрации Коммерческое предложение отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться: по почте; средствами факсимильной связи; личной доставкой представителем Исполнителя Заказчика.

В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем - Ответственный исполнитель либо другой сотрудник по его поручению - курьер лично передает Коммерческое предложение представителю Заказчика Ответственному исполнителю. При отправке Коммерческого предложения по почте, Ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления на втором экземпляре, остающемся на предприятии. К отправляемому по почте Коммерческому предложению прилагается Сопроводительное письмо.

В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.

На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата и подшивают в дело на общих основаниях.

Отправка Коммерческого предложения средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем Заказчика. Примечание: Коммерческие предложения, с проставленным на них реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте и средствами факсимильной связи. В случае личной доставки Коммерческого предложения представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика Ответственный исполнитель проставляет отметку о получении Коммерческого предложения должность и личная подпись получившего, дата.

В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях. Коммерческое предложение, переданное для отправки, должно быть обработано и отправлено в течении одного рабочего дня. Отправка Коммерческого предложения продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение доставку Заказчиком Коммерческого предложения далее "подтверждающие получение документы". Подтверждающими получение документами, являются: при почтовом отправлении - уведомление о его вручении отделением связи; при отправлении по факсимильной связи - подтверждение его получения "Confirmation Report" ; при личной доставке курьером - наличие отметки о его получении на копии Сопроводительного письма.

Отправленное Заказчику Коммерческое предложение ставитсят на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре Коммерческого предложения проставляют реквизит "отметка о контроле" на левом поле Бланка напротив реквизита "заголовок к тексту" и делают необходимые записи в регистрационных формах.

После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел оставшегося на предприятии экземпляра Коммерческого предложения. Регистрация отправки коммерческого предложения Заказчику На основании записей об отправке Коммерческого предложения сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах.

Контроль получения и рассмотрения коммерческого предложения Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему Коммерческого предложения при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов Коммерческое предложение находится в их организации.

Если оно им не получено и не найдено потеряно у Заказчика , то производится повторная отправка а при необходимости и повторное оформление Коммерческого предложения Заказчику. После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил Коммерческое предложение, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения условий предлагаемой сделки и контролирует их выполнение. Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть Коммерческое предложение и подготовить ответ в ти дневный срок после его получения.

Корректировка коммерческого предложения Если при рассмотрении Коммерческого предложения у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют условия предлагаемой сделки с привлечением необходимых специалистов.

После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции с 1 по 8. Получение решения по коммерческому предложению от Заказчика Оформленное Заказчиком в письменном виде решение по Коммерческому предложению может быть получено от него: по почте; средствами факсимильной связи; личной доставкой представителем Заказчика Исполнителя. Полученное от Заказчика письменное решение по Коммерческому предложению далее "Решение" , как и любые поступающие входящие на предприятие документы, в начале проходит этапы: приема и первичной обработки; предварительного рассмотрения, разметки классификации.

Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Отметим лишь их основные моменты. В нижнем правом углу первого листа Решения автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера индекса входящего документа.

Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита "отметка о поступлении" и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу. Если в адресе Решения указаны структурное подразделение или фамилия Ответственного исполнителя, то оно передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки.

Если полученное Решение не требует рассмотрения Руководителя предприятия, то оно также сразу передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа Решения проставляют фамилию Ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения направления деятельности , которому направляется документ.

Решение, требующее обязательного рассмотрения Руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы ДОУ предприятия. Технологические операции, описывающие процесс рассмотрения Решения Руководителем предприятия, в данном материале не приводятся.

Дальнейшая работа с Решением производится на основании Резолюции Руководителя предприятия, оформленной на самом документе, и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки. Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка Решения осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления. Регистрация получения решения по коммерческому предложению Поступившее в структурное подразделение или Ответственному исполнителю Решение регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения если не было зарегистрировано специалистами службы ДОУ предприятия.

Процесс регистрации Решения в т. Разница заключается в том, что реквизиты "дата" и "индекс" проставляются в соответствующих полях реквизита "отметка о поступлении" в ранее проставленном автоматическим нумератором регистрационном штампе , а в реквизите "дата" проставляется дата поступления Решения на предприятие. Кроме того, регистрация Решения производится в регистрационных формах входящих документов.

Сведения о зарегистрированном Решении переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия если она оформлена им на Решении. Если полученное от Заказчика письменное решение по Коммерческому предложению содержит согласие на заключение договора, то Ответственный исполнитель приступает к подготовке проекта Договора.

Оформление проекта договора Ответственный исполнитель получает у специалистов службы ДОУ подразделения зарегистрированное Решение, о чем делается соответствующая запись в регистрационных формах входящих документов проставляется дата получения документа и подпись лица, получившего документ.

Ответственный исполнитель оформляет проект Договора в соответствии с условиями сделки, изложенными в согласованном с Заказчиком Коммерческом предложении Решении. При этом, если на Решении стоит Резолюция Руководителя предприятия, Ответственный исполнитель должен учитывать при работе над проектом Договора изложенные в ней указания и сроки. При оформлении текста конкретного Договора должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы.

Этот вопрос не является предметом обсуждения в данном материале. При необходимости он может быть обсужден и представлен в виде отдельного материала по порядку оформления конкретных договоров купли-продажи и поставки, аренды, подряда и услуг, совместной деятельности и т.

Проект Договора рекомендуется печатать в двух экземплярах первый экземпляр отправляется Заказчику, второй - остается у Исполнителя. Согласование проекта договора Оформленный проект Договора Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует с: Руководителем структурного подразделения;.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

BPM предусмотрена возможность ведения раздельного учёта документов по нескольким организациям. Наличие такой связи позволяет отбирать договора по каждой из организаций, а при регистрации договора, формировать регистрационный номер по порядку номеров для данной организации. Справочник содержит группы договоров, каждая из которых содержит одну или несколько записей видов договоров. Поле заполняется из справочника орг. Следует сказать, что данное поле заполняется автоматически при создании Инициатором карточки договора. В поле подставляется подразделение, в котором числиться Инициатор. Однако, после создания карточки, это поле можно изменить, указав в нём другое подразделение.

Прохождение договора на предприятии

Хранение электронной почты Как осуществляется временное хранение договоров Сроки хранения архивных документов устанавливаются в зависимости от их типов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов , образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел. Желательно, чтобы в одно дело были подшиты документы, имеющий одинаковый срок хранения. Фрагмент номенклатуры дел представлен ниже. Обратите внимание!

Учет и хранение договорной документации

Регистрация и хранение договоров От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов. В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:. Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Учёт договоров и регистрация договоров в системе документооборота

Решил освежить запись по этой теме. То, что может удобным для некоторых юристов, еще не означает эффективно, полезно и безопасно для бизнеса!!! Считаю, что хранение договоров — это неотъемлемый элемент бухгалтерского учета, за который, очевидно, отвечает бухгалтерия.

Регистрация и хранение договоров

Оставить комментарий Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. Большинство из них хранятся в течение 5 лет. Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже.

При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя предприятия или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной на Бланке проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу" , Коммерческое предложение регистрируется в специальной учетной регистрационной форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.

Cколько должны храниться договора в организациях?

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование. Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров, которые должны утверждаться приказом руководителя организации см. Пример 2. Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки, в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования. При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора. Следует различать типовые договоры, утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии. Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования см.

Документооборот договоров: мастер-класс

Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают Дудин Алексей Учет и хранение договорной документации Учет и хранение договорной документации У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации. Почему это важно? Отсутствие оригинала договора дополнительных соглашений, спецификаций, смет, расчетов и иных приложений к нему может создать серьезные сложности в случае судебного спора с соответствующим контрагентом. Кроме того, отсутствие оригинала может привести к нежелательным последствиям, скажем, при налоговой проверке компании.

Cколько должны храниться договора в организациях? В одной только Москве ежедневно заключается до тысячи сделок. Как лучше организовать хранение договоров, чтобы в будущем к Вам не придралась ни налоговая служба, ни кто-то из контрагентов? Каков срок хранения договоров и где их следует хранить? Рассмотрим эти вопросы подробнее с точки зрения практики.

Регистрация и хранение договоров 5. Договоры оформляют те структурные подразделения должностные лица администрации города, которые осуществляют функции по их исполнению. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по предоставлению копий заключенных договоров всем заинтересованным структурным подразделениям администрации города и другим лицам по их запросу с разрешения руководителя структурного подразделения. Регистрация договоров осуществляется в соответствии с Регламентом работы с документами в системе электронного документооборота администрации города Коряжмы и технологической схемой алгоритмом процесса регистрации и согласования проектов документов в системе электронного документооборота администрации города Коряжмы, утвержденными распоряжением Мэра города от Дополнительные соглашения об изменении, дополнении, расторжении договора и т.

Полезное видео: Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. Пономарева
Комментарии
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2020 marisposa.ru